Shishir Mehrotra, CEO da Superhuman, empresa especializada em ferramentas de produtividade com IA, aplica um rigoroso método de quatro etapas para gerenciar seu tempo. O executivo, que também ocupa assentos em conselhos de empresas como Walmart e Spotify, escreve um livro e cuida da família, afirma que a técnica pode mais que dobrar o tempo dedicado às suas prioridades principais em uma semana boa.
O framework foi desenvolvido por Des Traynor, cofundador da Intercom e investidor em produtos que hoje fazem parte do Superhuman. Em 2019, Traynor argumentou em um post viral que e-mails, listas de tarefas e calendários frequentemente não estão alinhados, fazendo com que as pessoas gastem mais tempo no que outros consideram importante.
Os quatro passos para o foco
O método começa com a limpeza da caixa de entrada. Mehrotra se descreve como um "zero inboxer" (aquele que mantém a caixa de entrada zerada) e rastreia suas sequências de dias com a caixa vazia usando um recurso do Superhuman Mail. "É o equivalente a uma mesa limpa. Não consigo pensar direito se acho que há coisas lá que preciso considerar", disse ele à Business Insider.
O segundo passo é reorganizar o calendário, garantindo que cada tarefa tenha um bloco de tempo dedicado. Toda segunda-feira, Mehrotra revisa suas prioridades e define sua agenda com sua assistente executiva e chefe de gabinete.
A terceira etapa é seguir rigidamente essa programação. A fase final é a reflexão sobre o tempo gasto nas tarefas principais e a avaliação para ajustes no próximo ciclo.
A "Pontuação de Alinhamento"
Ao revisar sua semana, Mehrotra calcula uma "pontuação de alinhamento", que mede a sobreposição entre seu e-mail, calendário e lista de tarefas. Essa métrica mostra qual porcentagem de seu tempo foi gasta nas atividades de sua própria lista.
"Se eu gasto 50% do meu tempo em coisas que estavam na minha lista de tarefas, então essa é uma semana muito boa para mim", afirmou o CEO. Ele considera uma pontuação em torno de 50% como alta. Almejar 100% é "impraticável" e "impossível", segundo ele, pois muito de seu trabalho surge de forma imprevista, mas ainda assim importante.
Sem usar o framework de Traynor, Mehrotra estima que seu tempo dedicado à própria lista de tarefas ficaria próximo de 20%. Ele utiliza o método "religiosamente" há quatro ou cinco anos.
Filosofia por trás do método
Em um post no LinkedIn, Mehrotra explicou que dar a si mesmo uma "pontuação de sucesso semanal" não funciona para todos, mas tem sido um "hack de produtividade insano" para ele. "Isso dá visibilidade ao meu trabalho E me dá algo para melhorar", escreveu.
A abordagem não significa lidar com cada mensagem imediatamente, mas garantir que ela seja movida para fora da caixa de entrada e categorizada. O objetivo final é criar uma estrutura que permita focar no que é verdadeiramente prioritário, equilibrando demandas externas com objetivos pessoais e profissionais.